如何快速且高質(zhì)量地開會(huì)？

工作和學(xué)習(xí)中，有哪些高效的思維方法？

一、如何快速且高質(zhì)量地開會(huì)？

分享一些我從企業(yè)高管身上受到的啟發(fā)。

(資料圖片)

1.亞馬遜的高管

亞馬遜的創(chuàng)始人貝索斯是一個(gè)非常講究開會(huì)效率的人，所以我發(fā)現(xiàn)我的同事——一位從亞馬遜過(guò)來(lái)的高管身上有三個(gè)細(xì)節(jié)。

細(xì)節(jié)一：開會(huì)前的一天，將開會(huì)的所有資料發(fā)給相關(guān)的人，并且在開會(huì)前的十分鐘讓所有人一起讀開會(huì)資料。

這件事情是很多公司想做，但沒(méi)有做到或者沒(méi)有做到那么極致。

細(xì)節(jié)二：他的會(huì)議上永遠(yuǎn)有一個(gè)屬于“用戶”的空位。

這是“用戶顧客第一”的一種儀式感，也是一種價(jià)值觀的傳遞，代表對(duì)于用戶的一種追求，讓這個(gè)價(jià)值觀深入到每一個(gè)員工的底層認(rèn)知中。

細(xì)節(jié)三：事畢必有人承擔(dān)，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，一起重新確認(rèn)討論的事情是否達(dá)成一致，由誰(shuí)負(fù)責(zé)。

對(duì)于很多在焦急或者邊緣地帶的事情，大家都會(huì)本能地往后退，認(rèn)為應(yīng)該由另外一個(gè)人負(fù)責(zé)，而不會(huì)主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)。

所以，事畢必有人承擔(dān)，會(huì)加速團(tuán)隊(duì)形成一個(gè)共識(shí)。

2.百度的職業(yè)經(jīng)理人

陸奇在百度當(dāng)總裁的時(shí)候，百度的市值唯一一次突破了1000億美金。在他離開之后，市值很快就掉下來(lái)了。

而他也是在硅谷職位最高級(jí)別的中國(guó)人。就是這樣一位傳奇人物，他在百度是這么開會(huì)的：

第一，所有開會(huì)的時(shí)間都不是整點(diǎn)。

一定是7:05或者14:55，這是一個(gè)很奇怪的事情，因?yàn)楹苌儆腥藭?huì)把時(shí)間按那么細(xì)的顆粒度劃分，又不是番茄工作法。

第二，開會(huì)時(shí)間控制在一小時(shí)以內(nèi)。

即使是特別復(fù)雜的事情也是一小時(shí)，不會(huì)留緩沖的空間。因?yàn)槿绻悴荒茉谝粋€(gè)小時(shí)內(nèi)把事情說(shuō)清楚，那就意味著你沒(méi)有想清楚。

第三，問(wèn)封閉型問(wèn)題。

比起開放式問(wèn)題，封閉性問(wèn)題更能幫你刨根問(wèn)底，找到本質(zhì)。

3.騰訊的會(huì)議方式

騰訊主要有兩類會(huì)議：

① 討論會(huì)

討論會(huì)就是為了業(yè)務(wù)溝通，時(shí)間非常長(zhǎng)，也比較松散，會(huì)有一些腦暴的環(huán)節(jié)。

② 匯報(bào)會(huì)

匯報(bào)會(huì)會(huì)有一些不同的流程，通常大家覺(jué)得比較緊張的也是匯報(bào)會(huì)。

騰訊的匯報(bào)會(huì)上：總監(jiān)寫的PPT，總經(jīng)理講PPT，然后最后VP和大老板去看PPT。

匯報(bào)會(huì)上主持人和協(xié)調(diào)人很重要。

主持人負(fù)責(zé)控場(chǎng)，控制總經(jīng)理的節(jié)奏，通常也是一位位高權(quán)重的領(lǐng)導(dǎo)，一般由戰(zhàn)略部做主持，管理整個(gè)流程。

他首先要非常清晰知道老板的態(tài)度、老板的興趣點(diǎn)，他能察言觀色，其次他要能快速整理一些筆記給到老板，同時(shí)調(diào)整之后演講的人員的時(shí)間節(jié)奏，快速做的流程管控。

協(xié)調(diào)人要確認(rèn)好每一層具體問(wèn)題，它的嚴(yán)重程度，把問(wèn)題切分地足夠細(xì)，因?yàn)闀?huì)議上一定會(huì)存在沖突或者邊界模糊的問(wèn)題。

根據(jù)時(shí)間管理的四象限法則，協(xié)調(diào)人要把問(wèn)題落到具體的象限中，看哪些是重要不緊急的，哪些是重要緊急的，是否可以延遲，因?yàn)楹芏鄦?wèn)題隨著時(shí)間的推移，可能就不是問(wèn)題。

匯報(bào)會(huì)的筆記會(huì)由整個(gè)戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，包括主持人在內(nèi)共同負(fù)責(zé)。

4.用GROW模型準(zhǔn)備開會(huì)

要真正提高開會(huì)效率，首先要在會(huì)前做好充分準(zhǔn)備，比如將準(zhǔn)備的信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的梳理、和利益相關(guān)方提前做一些信息的確認(rèn)，知道如何將這些信息以合適的方式、角度進(jìn)行傳遞。

另外推薦大家學(xué)習(xí)GROW模型。

GROW模型的目標(biāo)厘清現(xiàn)狀，減少某些事情的干擾，使執(zhí)行人從內(nèi)心找到對(duì)應(yīng)的辦法。

G-Goal setting，明確你的目標(biāo)；

R-Reality Check，確認(rèn)你的現(xiàn)狀、遇到的問(wèn)題和困擾、所需要的資源；

O-Options，你有哪些可以選擇的方向或選項(xiàng)；

W-Way Forward，你會(huì)選哪個(gè)方案進(jìn)行試錯(cuò)。如果這個(gè)方案不行，那在什么情況下?lián)Q另一個(gè)方案。

如果用GROW模型準(zhǔn)備材料，再去用模型開會(huì)，將大大提高所有人的效率，減少損耗。

5.做好會(huì)議筆記對(duì)工作的幫助

在公眾視野里，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)可能分為產(chǎn)品研發(fā)和非產(chǎn)品研發(fā)兩大類崗位，對(duì)不同的崗位幫助是不同的。

對(duì)產(chǎn)品研發(fā)來(lái)說(shuō)，他們需要確定整個(gè)產(chǎn)品的流程和產(chǎn)品討論的結(jié)論，所以筆記必須清楚，甚至于他們經(jīng)常用一整面白板墻以確認(rèn)產(chǎn)品的流程、算法和結(jié)構(gòu)，以便快速知道后面該怎么做。

所以他們非常重視筆記，開會(huì)也會(huì)一直拍照做記錄。

非產(chǎn)品研發(fā)的腦暴會(huì)偏多，所以也沒(méi)有那么多精華的結(jié)論，可能就是一兩句話的信息量。

二、工作中，兩個(gè)高效的思維模型

1.費(fèi)曼學(xué)習(xí)法

我讀書的時(shí)候數(shù)學(xué)還不錯(cuò)，但太驕傲了，有一次期中考試發(fā)揮失常，考砸了，沒(méi)有及格。

老師很失望，就讓我去教比我分?jǐn)?shù)還低的同學(xué)。

在教的過(guò)程里，我發(fā)現(xiàn)自己理解但是說(shuō)不清楚為什么這題要這么解，但是慢慢地，我還是逼著自己教會(huì)了那些比我分低的人，結(jié)果發(fā)現(xiàn)這個(gè)方式對(duì)自己提升效果非常好，能掃除自己的很多盲點(diǎn)，于是到了期末考試我就成了全班第二。

因?yàn)槟切┠阏J(rèn)為你自己知道的東西，在教的過(guò)程中更夯實(shí)了。

后來(lái)我知道，這個(gè)方法叫做“費(fèi)曼學(xué)習(xí)法”：用輸出倒逼輸入。

因?yàn)槟阋虅e人，所以要先自己學(xué)，然后教的過(guò)程里，如果對(duì)方聽不懂，那是你沒(méi)有學(xué)透或者沒(méi)有學(xué)扎實(shí)，這時(shí)再回過(guò)去看一些內(nèi)容就會(huì)增加你對(duì)知識(shí)的理解和深度。

這是一個(gè)非常好用，容易理解而且有可持續(xù)性思維模型。

2.喬哈里視窗

再分享一個(gè)模型：?jiǎn)坦镆暣埃脖环Q為“自我意識(shí)的發(fā)現(xiàn)——反饋模型”，根據(jù)“自己知道”、“別人知道”、“自己不知道”、“別人不知道”將人際溝通的信息分為了四個(gè)區(qū)域：

? 開放區(qū)：自己知道、別人知道

? 隱秘去：自己知道、別人不知道

? 盲目區(qū)：自己不知道、別人知道

? 未知區(qū)：自己不知道、別人不知道

再用喬哈里視窗去看費(fèi)曼學(xué)習(xí)法，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在教的過(guò)程中，其實(shí)就是在減少盲目區(qū)，更快地知道自己理解的深度。

這兩種能力，都能幫你在工作中高效產(chǎn)出。

三、笨，是一種“能力”

最初認(rèn)識(shí)筆記俠，是在各種會(huì)議上，而和筆記俠一起出現(xiàn)的往往還有一位速記員。

速記員不是已經(jīng)把筆記俠的工作做了么？

后來(lái)發(fā)現(xiàn)完全不是。

因?yàn)楣P記俠并不是像速記員那樣，只是把會(huì)議的內(nèi)容電子化一遍。

信息是冗余的，人的認(rèn)知是有限的。

筆記俠在做的是把信息提煉到一個(gè)高度，并用更好的解讀方式，讓更多人能更高效地理解，從而更好地傳播，這對(duì)信息的分發(fā)效率是有很大幫助的。

同時(shí)，還能幫助很多人節(jié)省消化數(shù)據(jù)信息所需的能量，在第一時(shí)間，深入淺出地、以非常普世的方式幫助大家完整地了解內(nèi)容。

除了速度，還有深度和溫度——內(nèi)容具有很強(qiáng)的長(zhǎng)尾效應(yīng)，是結(jié)構(gòu)化的知識(shí)體系，不會(huì)轉(zhuǎn)瞬即逝，可以像白酒一樣越陳越香。

目前很多大廠或創(chuàng)新企業(yè)的培訓(xùn)是分體系的，但缺少整體的可視化圖譜。只有阿里在這方面有一個(gè)突破——三板斧。

筆記俠未來(lái)可以幫助這些企業(yè)提煉自己的圖譜，讓更多員工、更多市場(chǎng)人員能夠理解。

曾國(guó)藩一輩子寫了2000多萬(wàn)字的日記，他評(píng)價(jià)這是一種“笨”的能力。

“笨”，即“竹”和“本”?！爸瘛保锌?，有一個(gè)包容的狀態(tài)，會(huì)在地底下深深扎根很長(zhǎng)的時(shí)間，但破土而出之后節(jié)節(jié)高，非常快。“本”，是一種本真、堅(jiān)持的好狀態(tài)。

我還希望柯洲可以繼續(xù)“笨”下去。

關(guān)鍵詞： 產(chǎn)品研發(fā) 別人不知道 這是一個(gè)